Tirer le meilleur parti des logiciels de gestion d'entreprise

Gérer votre propre entreprise est aussi gratifiant que difficile. D'une part, c'est une opportunité de gagner sa vie en faisant ce que vous aimez et excellez et en profitant du succès qu'elle apporte. Mais, comme tout propriétaire d'entreprise le sait, vos journées de travail (et vos soirées) peuvent facilement être consacrées à des tâches fastidieuses qui détournent votre attention de ce que vous aimez le plus.

Que vous soyez un commerçant indépendant ou que vous dirigiez un partenariat ou une société en commandite, vous êtes responsable des ventes, du marketing, des finances, du personnel et même de la conformité légale. Bien que vous puissiez sous-traiter une partie de ce travail et de ces processus commerciaux à des professionnels, tels qu'un comptable, une grande partie de ce travail est susceptible d'être effectuée en interne par vous ou votre équipe.

Un logiciel de gestion d'entreprise peut aider à réduire les charges de travail pour vous et votre équipe. De nombreuses applications sur le marché aujourd'hui ont été développées spécifiquement pour les petites et moyennes entreprises (PME) – et sont économiques, faciles à utiliser et permettent même aux plus petites entreprises de projeter une image professionnelle dans le monde.

En plus de gagner du temps, de nombreux systèmes sont dotés d'analyses intégrées, ce qui signifie que vous pourrez mesurer les performances, prendre de meilleures décisions et soutenir la conformité à la législation comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et Rendre la fiscalité numérique.

Investir dans un logiciel de gestion d'entreprise à lui seul n'est pas une garantie de succès, ni un substitut à l'expertise humaine. Vous devez toujours trouver le ou les systèmes adaptés à votre budget et au type d'entreprise que vous dirigez – mais par où commencer?

Ce guide donne un aperçu des logiciels disponibles pour les PME et comment évaluer leur pertinence. Nous verrons également comment vous pouvez utiliser différentes applications pour protéger et développer votre entreprise de manière durable en atténuant les risques et en gagnant de nouveaux clients.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'entreprise?

Le logiciel de gestion d'entreprise prend en charge un large éventail de fonctions commerciales, notamment les finances, l'approvisionnement, les ressources humaines, le recrutement, la gestion de projet, le marketing, les ventes et bien d'autres. Bien utilisé, il vous permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d'augmenter les revenus et les bénéfices. Vous pouvez, par exemple, automatiser la facturation afin de ne pas passer toute la journée à envoyer des courriels et à courir après les clients pour le paiement, ou à entretenir des prospects plus efficacement pour gagner de nouvelles affaires.

En plus de vous faciliter la vie, le logiciel de gestion d'entreprise fournit également des données précieuses sur ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas, afin que vous puissiez prendre des décisions éclairées.

Compte tenu de la diversité des PME au Royaume-Uni, le niveau d'adoption des technologies peut varier considérablement. Alors que des start-ups technologiques innovantes sont fondées sur cela, d'autres commencent tout juste leur voyage. Ils peuvent reconnaître le potentiel des outils de gestion d'entreprise ou envisager d'y investir à l'avenir, mais ont des réserves sur le coût et s'ils ont les compétences techniques pour les installer et les utiliser.

Logiciel de gestion d'entreprise pour les petites entreprises

La mise en œuvre de logiciels d'entreprise devrait être un processus transparent et certaines des entreprises les plus connues de l'industrie – y compris sauge (comptabilité et paie), Salesforce (Customer Relationship Management ou CRM), Mailchimp (marketing) – offrir des produits abordables aux PME.

Le type de logiciel dans lequel vous investissez dépendra de la nature de l'entreprise et de ses objectifs. Une entreprise dirigée par les ventes, comme un cabinet de conseil en recrutement, pourrait s'appuyer sur un système CRM tel que PipeDrive pour nourrir des prospects, mais un restaurant ou un magasin bénéficierait d'un outil de marketing par e-mail pour communiquer avec les clients nouveaux et existants.

D'autres, comme les agences de création, utilisent des logiciels pour collaborer avec les clients et entre différentes équipes. Asana est une plate-forme de gestion de projet populaire tout en G Suite de Google Cloud est un bon outil polyvalent et comprend le courrier électronique, le calendrier, la vidéoconférence, les documents et le stockage de fichiers.

Un autre domaine à considérer est le logiciel de gestion des processus métier (parfois appelé logiciel BPM ou outils BPM). Le BPM peut aider une entreprise à affiner ses processus afin que tout fonctionne de manière aussi rationalisée et efficace que possible. Il existe des options d'essai gratuit disponibles auprès de certains fournisseurs de BPM, donc cela vaut vraiment la peine d'être étudié.

Jargon technique: ce que vous devez savoir

Lorsque vous commencez à rechercher le marché, vous remarquerez probablement que les mêmes mots reviennent à maintes reprises. Les fournisseurs peuvent parler du «cloud», de «l'évolutivité» et de la «conformité» – mais que signifient-ils et comment soutiennent-ils votre entreprise? Vous trouverez ci-dessous une poignée de termes qui méritent d'être connus:

  • Logiciel cloud: Les utilisateurs accèdent au logiciel via le Web, plutôt qu'à un serveur sur site. Les avantages incluent la sauvegarde des données, plus de stockage, des coûts réduits et des mises à jour de sécurité régulières.
  • Politique de confidentialité / sécurité: Chaque fournisseur doit afficher une politique claire, détaillant comment vos données et celles de vos clients seront stockées, par exemple voici notre politique de confidentialité.
  • Conforme: Les fournisseurs vous disent souvent que leur logiciel prend en charge la conformité HMRC ou GDPR, par exemple, vous invite à connaître les échéances à venir. Bien que certains produits soient compatible avec les règles du gouvernement, vous êtes ultimement responsable et ne pouvez pas blâmer le logiciel pour non-conformité.
  • Évolutivité: En plus d'être adaptées à vos besoins actuels, de nombreuses plates-formes peuvent être étendues à mesure que l'entreprise se développe. Vous pouvez commencer avec une version gratuite ou un package de base à bas prix et passer à une version pro avec plus de fonctionnalités plus tard, ce qui rend le logiciel plus abordable dès le départ.

Gérer vos finances

Chaque entreprise doit maintenir ses flux de trésorerie, augmenter ses revenus et soumettre sa déclaration de revenus à HMRC à temps si elle veut survivre et croître. La gestion des finances et de la comptabilité des entreprises peut être un champ de mines sans comptable – c'est pourquoi de nombreux propriétaires de PME et commerçants indépendants investissent dans des logiciels de gestion financière.

Il existe un certain nombre de forfaits gratuits sur le marché, y compris ZipBooks, qui vous permet d'envoyer des factures illimitées et de gérer des fournisseurs et des clients illimités si vous n'avez qu'un seul compte bancaire. Il y en a bien d'autres à considérer, deux exemples étant Kashflow et Quickbooks.

C'est beaucoup moins cher que d'embaucher un comptable – qui, selon rapports de l'industrie, pouvait facturer entre 35 £ et 150 £ de l'heure à Londres.

Mais même si le logiciel peut aider les entreprises à garder un contrôle serré sur leurs finances et à garantir la conformité avec les règles du HMRC, il ne peut pas donner de conseils sur les avantages fiscaux et d'autres questions de la même manière qu'un comptable expérimenté le ferait. Il vaut donc la peine de peser ce que vous et votre équipe pouvez gérer en interne à l'aide d'un logiciel et ce que vous pouvez confier à un expert.

Le logiciel de gestion d'entreprise est conçu pour être intuitif et gagner du temps, en particulier par rapport à la facturation manuelle et à la tenue de registres. De nombreuses applications vous permettent de planifier des factures et de définir des conditions de paiement, ainsi que d'envoyer des rappels et d'ajouter des intérêts aux retards de paiement. En incitant les clients à payer à temps et en veillant à ce qu'aucune facture ne tombe du radar, vous pouvez facilement équilibrer vos livres.

Un autre service précieux pour les PME est Experian Business Assist, qui comprend une gamme d'outils de contrôle du crédit et de pointage de crédit.

Combiner nos informations de crédit avec vos ventes données du grand livre, vous identifierez rapidement les paiements en suspens et verrez qui sont vos principaux débiteurs, afin de pouvoir définir des limites de crédit ou accélérer le processus de recouvrement. Cela vous aide à maintenir un flux de trésorerie positif et à éviter de vous endetter. Les entreprises utilisent également notre logiciel pour vérifier pointage de crédit aux entreprises des clients actuels et potentiels, afin qu'ils sachent dans quelle mesure ils sont susceptibles de payer à temps. Beaucoup surveillent leur propre score aussi, et prendre des mesures pour l'améliorer, afin d'accéder à de meilleurs taux sur le financement des entreprises.

Atténuer les risques et tirer le meilleur parti des opportunités

Nous avons vu comment un logiciel de gestion d'entreprise peut vous aider à éviter les problèmes qui menacent votre entreprise, tels que les paiements tardifs des clients et les délais HMRC manqués.

Il garantit que les informations sur les clients et les informations commerciales sensibles ne seront probablement pas compromises, car des fournisseurs de logiciels réputés investissent continuellement dans la sécurité. Dans le même temps, vous êtes ultimement responsable de ces données, ce qui signifie que vous devez vous assurer que les mots de passe, l'accès WiFi et tous les autres aspects de la sécurité des données sont privés et sécurisés.

En plus d'atténuer les risques, le logiciel fournit des données qui vous permettent de prendre de meilleures décisions commerciales. Les outils de marketing par e-mail, par exemple, vous diront combien de personnes ont ouvert un mailer ou cliqué sur votre site Web avec des graphiques et des analyses faciles à digérer. Vous pouvez segmenter votre audience en fonction de vos centres d'intérêt et de vos données démographiques et créer du contenu et des offres susceptibles de résonner avec eux. Du point de vue de la conformité, vous pourrez gérer les préférences de désabonnement et de marketing pour éviter d'enfreindre les lois sur la protection des données.

Experian Business Assist vous permet d'accéder données sur les perspectives commerciales, en plus d'être exactes et à jour, toutes les informations sont traitées conformément à GDPR.

Où ensuite?

Les logiciels de gestion d'entreprise ont parcouru un long chemin ces dernières années et un marché concurrentiel signifie que vous trouverez de nombreuses versions gratuites ou à bas prix, où vous pouvez mettre à jour votre package ou ajouter plus de fonctionnalités à mesure que l'entreprise grandit.

Plutôt que de passer par un long processus d'installation, vous pouvez simplement vous connecter à l'aide d'un navigateur Web ou d'une application. Profitez toujours d'essais gratuits et de ressources en ligne, et n'hésitez pas à demander une démo ou à demander conseil à des collègues de l'industrie ou via des forums. C’est une bonne idée de vérifier si vous pouvez également geler ou rétrograder votre compte si nécessaire.

Quels que soient votre budget et votre niveau d'expertise technique, une bonne application vous aide à rester organisé, à gérer les risques, à rationaliser vos processus commerciaux et à développer votre clientèle – vous avez donc le temps de développer votre produit ou service et de faire passer votre entreprise au niveau supérieur.

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