Pourquoi la gestion des flux de trésorerie est-elle importante?

Réduire le risque de problèmes de trésorerie est fondamental pour toutes les entreprises. Pourtant, maintenant, avec les difficultés qu’apporte la pandémie de Covid-19, même vos clients les plus fiables peuvent avoir du mal à payer à temps et en totalité. Ce guide vous montre comment l’analyse des flux de trésorerie peut vous aider à régler vos paiements et à développer votre entreprise, même en période d’incertitude.

«Le maintien d’un flux de trésorerie sain est vital pour les PME, c’est la pierre angulaire de l’entreprise.»

Que signifie la gestion des flux de trésorerie?

La gestion des flux de trésorerie consiste à suivre l’argent entrant dans votre entreprise et à le surveiller par rapport aux dépenses telles que les factures, les salaires et les frais de propriété. Lorsqu’il est bien fait, il vous donne une image complète du coût par rapport aux revenus et vous garantit de disposer de suffisamment de fonds pour payer vos factures tout en réalisant des bénéfices.

En comprenant votre flux de trésorerie, vous serez en mesure de prévoir les bénéfices de l’entreprise avec plus de précision et d’identifier les opportunités d’investissement.

Indépendamment de la quantité de travail que vous avez dans le pipeline, les factures impayées des clients peuvent conduire à un trou noir qui ne peut être comblé simplement en augmentant les revenus.

Éviter les problèmes de trésorerie n’a pas besoin d’être compliqué, mais c’est absolument essentiel au succès et même à la survie de votre entreprise.

Pourquoi une mauvaise gestion des flux de trésorerie est une mauvaise nouvelle pour les PME

Tous les propriétaires d’entreprise voudront éviter les problèmes de trésorerie. Cependant, en raison de leur taille et de leur capacité à accéder aux ressources financières, les PME sont souvent affectées de manière disproportionnée par des flux de trésorerie négatifs.

Lorsqu’une grande entreprise peut disposer de fonds pour combler l’écart entre les retards de paiement, les petites entreprises dépendent plus étroitement de leur revenu mensuel prévu pour s’assurer que leurs engagements financiers sont respectés. Dans les cas graves, les propriétaires d’entreprise peuvent se retrouver sans autre choix que d’utiliser des fonds personnels pour maintenir leur entreprise à flot.

Pour les entreprises ambitieuses qui cherchent à se développer, des flux de trésorerie négatifs à long terme peuvent mettre ces plans en suspens. Au lieu d’investir du temps et de l’énergie pour prospérer, les propriétaires d’entreprise se démènent pour rester à flot mois par mois. Il n’est pas étonnant que la recherche par QuickBooks a constaté que 71% des propriétaires de petites entreprises ont perdu le sommeil en s’inquiétant de la trésorerie de leur entreprise.

Selon un rapport, les petites entreprises britanniques doivent en moyenne 6 142 £. Sans surprise, les retards de paiement peuvent également avoir un impact sur votre santé mentale, avec plus d’un quart des propriétaires de petites entreprises se disent préoccupés par les retards de paiement lorsqu’ils ne sont pas au travail. Les chercheurs ont constaté que 17% disent que les retards de paiement sapent leur confiance dans la gestion d’une entreprise, tandis que 16% s’inquiètent du problème chaque jour ouvrable.

Une façon de maintenir un flux de trésorerie positif consiste à effectuer des vérifications de crédit régulières sur votre client et vos fournisseurs. Avant de conclure un contrat, des outils tels que Experian Business Express peut vous montrer la cote de crédit de votre entreprise, en mettant en évidence les signes avant-coureurs dès le début. Surtout, vous pouvez également effectuer des vérifications de crédit sur les clients existants pour voir s’ils rencontrent des difficultés financières qui mettent votre entreprise en danger.

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Comment savoir quand il est temps d’améliorer votre trésorerie

Sans une bonne compréhension de ce qu’est le flux de trésorerie, il est facile de passer à côté des premiers signes de problèmes potentiels de trésorerie.

Il existe un certain nombre de signes courants indiquant que votre entreprise pourrait bientôt être confrontée à des difficultés financières, mais ils ne deviendront évidents qu’une fois que vous aurez créé un budget, défini des objectifs de flux de trésorerie clairs et maîtrisé vos rapports. Mais quels sont les signes avant-coureurs à rechercher?

Votre entreprise effectue des paiements en retard ou manqués

Si vous remarquez que vos factures impayées commencent à s’accumuler, vous pourriez avoir un problème de trésorerie. Mais même avec la configuration de rappels automatiques, il est impossible de payer vos factures professionnelles si l’argent n’est tout simplement pas disponible. Que les paiements en retard ou manqués soient dus à une mauvaise administration ou à l’absence de liquidités, ils peuvent entraîner un faible pointage de crédit d’entreprise, impactant votre capacité à obtenir des financements, à trouver des fournisseurs et à établir des partenariats.

Vous avez un cash flow négatif

Alors que de nombreux propriétaires d’entreprise surveillent de près les flux de trésorerie, un choc financier soudain – comme la fermeture d’un client ou la panne de machines – peut rapidement vous mettre dans le rouge. Une fois que cela se produit, il est très difficile d’augmenter vos revenus assez rapidement pour couvrir vos coûts. Il est donc essentiel que vous preniez autant de mesures préventives que possible pour être prêt à tout. Tout aussi important que le suivi des scores de crédit des clients est de surveiller le score de crédit de votre entreprise à l’aide de Mon profil d’entreprise. Si vos propres finances sont solides, vous devriez être en mesure d’obtenir des prêts de trésorerie ou de financer de nouveaux équipements.

Il vous manque des rabais sur les comptes fournisseurs

De nombreux fournisseurs offrent des remises pour paiement anticipé, ce qui contribue à assurer la santé de leur propre trésorerie et vous donne un avantage financier. Si vous payez intégralement la plupart des comptes fournisseurs et que vous manquez ces remises, vous vous exposez peut-être à un désavantage, ce qui pourrait entraîner un problème de trésorerie.

Vous jonglez constamment avec des fonds pour couvrir les coûts

Avec un cash flow positif, la gestion de vos coûts sera simple. Vous saurez exactement ce qui arrive et quand, de sorte que vous pouvez définir des conditions de paiement sur vos sorties qui ne seront pas manquées. Il est temps d’améliorer votre flux de trésorerie s’il s’agit d’une lutte mensuelle pour faire face à vos obligations financières.

Les trois «  piliers  » de la gestion des flux de trésorerie

Nous avons déjà mentionné que la gestion des flux de trésorerie n’a pas besoin d’être compliquée. En fait, elle peut être résumée par trois «piliers».

Pilier 1: combien d’argent vous générez

Chaque entreprise souhaite générer plus de revenus, mais il vaut la peine d’être stratégique. Pensez à vos prix, promotions et si vous pourriez vous diversifier sur d’autres marchés.

Concentrez-vous également sur l’amélioration de la qualité de votre produit ou service et investissez dans le marketing et le service client pour fidéliser vos clients existants. Avec un taux de rotation élevé de la clientèle, vos revenus peuvent varier considérablement chaque mois, tandis que les entreprises avec un retour commercial peuvent prévoir plus précisément.

Pilier 2: combien d’argent vous êtes payé

Générer plus de revenus n’est efficace que si votre entreprise reçoit réellement les fonds pour ses services. Utilisez des services de vérification de crédit, tels que Experian Business Express, pour réduire votre risque financier avant de nouer de nouvelles relations professionnelles.

Envoyez des factures rapidement et automatisez les chasseurs de retard de paiement pour augmenter les chances de paiement anticipé, et n’ayez pas peur d’imposer des pénalités de retard.

Pilier 3: combien d’argent vous dépensez

Si vous louez des bureaux ou d’autres locaux, négociez de meilleurs tarifs avec votre propriétaire et d’autres fournisseurs. L’impression, les voyages, les services publics, etc. s’additionnent, alors faites toujours le tour et assurez-vous d’obtenir les tarifs les plus compétitifs.

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Pilier 1
Combien d’argent vous générez
Pilier 2
Combien d’argent vous êtes payé
Pilier 3
Combien d’argent vous dépensez

10 façons d’améliorer la gestion de votre trésorerie

Ces trois «piliers» de l’analyse des flux de trésorerie peuvent être utilisés pour informer un plan de flux de trésorerie positif. Vous trouverez ci-dessous 10 outils simples pour les PME qui aident à résoudre certains des problèmes de trésorerie qu’une entreprise peut rencontrer.

1. Établissez un budget

C’est le fondement de toute entreprise. Consignez soigneusement les revenus et les dépenses attendus de votre entreprise pour comprendre votre budget avant de prendre des décisions financières importantes. En faisant cela, vous pouvez facilement voir si votre flux de trésorerie devrait être positif ou négatif et adapter vos plans en conséquence.

2. Tenez des registres

Il est important de créer un système de rapports efficace pour les dossiers de votre entreprise – qui prend en charge la conformité et votre cote de crédit.

Le suivi de votre entreprise par rapport à vos propres performances historiques et à vos concurrents du secteur vous aidera également à mieux comprendre votre flux de trésorerie prévu.

Vous trouverez ci-dessous un exemple des types de documents et de données que vous devez enregistrer et consulter régulièrement:

  • Revenu
  • Argent non collecté
  • Les sommes dues
  • Dépenses régulières
  • Espèces disponibles
  • Inventaire
  • Flux de revenus individuels – qui font des bénéfices, qui sont en difficulté
  • Bénéfice brut
  • Bénéfice net

3. Passez régulièrement en revue vos dépenses

Les dépenses d’entreprise peuvent bientôt s’accumuler, en particulier à mesure que vous vous développez et que vous embauchez plus de personnel. Gardez le contrôle de vos finances et effectuez des audits réguliers pour savoir exactement combien vous dépensez et combien de revenus vous avez besoin pour couvrir les coûts. Certains domaines clés sur lesquels se concentrer comprennent:

  • Factures d’énergie
  • Papier et impression
  • Voyage
  • Systèmes et équipements techniques

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4. Contrôle du crédit

Cela signifie simplement mettre en place des processus pour vous assurer que vous êtes payé à temps et en totalité. Un système de contrôle du crédit robuste est essentiel pour maintenir un flux de trésorerie sain, accélérer le taux de réception des sommes dues et réduire le risque de retard de paiement.

Un bon processus de contrôle du crédit repose sur un certain nombre de facteurs, notamment:

  • Clients: Il n’est pas rare de faire preuve de diligence raisonnable sur de nouveaux clients potentiels avant de les accueillir dans vos livres. Des outils tels que Experian Business Express peut effectuer des vérifications de crédit rapides sur n’importe quelle entreprise, en identifiant les clients susceptibles de payer à temps et ceux qui présentent un risque financier plus élevé.
  • Conditions de paiement claires: Tout comme vous avez probablement accepté de respecter les frais de retard de paiement pour toutes les factures que vous recevez, vous pouvez également définir vos propres attentes pour tous les clients et fournisseurs. Indiquez clairement combien vous vous attendez à être payé, quand et quelles sont les conséquences si les fonds ne sont pas transférés à temps, ou pas du tout. Dans la mesure du possible, créez des plans de paiement pour les achats importants avec des versements réguliers et plus petits. En plus de faire en sorte que ces investissements plus importants semblent plus viables pour les clients, les plans de paiement formels vous aident à prévoir vos finances, plutôt que de recevoir des sommes forfaitaires sporadiques. Envoyez toujours vos factures à temps et utilisez des systèmes en ligne ou d’autres méthodes simples pour faciliter le paiement, plutôt qu’une tâche que les gens évitent.

5. Formation du personnel

Les systèmes de contrôle du crédit ne sont efficaces que lorsque le personnel des finances est pleinement formé à l’importance des paiements.

Au-delà de ce niveau de formation financière directe, garder le personnel bien qualifié dans son domaine d’expertise peut également contribuer à accroître l’efficacité et à réduire les coûts pour votre entreprise dans son ensemble.

6. Diversifiez vos flux de revenus

Opérer avec une gamme de produits diversifiée peut vous aider à accroître vos flux de revenus et à réduire votre risque financier. Les entreprises qui ne disposent que d’un seul flux de revenus peuvent rapidement faire faillite si l’industrie ou l’offre de leur choix rencontre des problèmes financiers. L’alimentation, la mode et le design d’intérieur, en particulier, voient des tendances éphémères – la question est de savoir comment en tirer le meilleur parti sans prendre du retard à mesure qu’elles changent?

7. Utilisez la technologie

Que vous soyez propriétaire de PME sans expérience en comptabilité ou spécialiste de la finance, il existe de nombreux logiciel de trésorerie disponible pour rendre vos processus plus efficaces. En plus d’offrir une précision améliorée, l’utilisation d’applications ou d’outils Internet vous permet, à vous et à votre personnel, de vous connecter et d’envoyer des factures depuis n’importe quel endroit. Si vous recherchez de l’aide pour choisir le bon logiciel pour votre entreprise, lisez notre guide qui contient les meilleurs conseils pour trouver le bon outils de gestion d’entreprise pour votre entreprise.

8. Entretenir de bonnes relations d’affaires

Les tensions peuvent monter en ce qui concerne les finances de l’entreprise, mais le maintien de bonnes relations peut aider à créer des flux de trésorerie positifs à long terme. Les fournisseurs, les prêteurs et les clients font partie intégrante d’un flux de trésorerie sain et, en conservant de bonnes conditions, cela augmente la probabilité que les paiements soient effectués à temps ou que des conditions flexibles soient négociées en cas de besoin.

9. Connaître les signes avant-coureurs

Comme mentionné précédemment, vous devez être en mesure de repérer les signes avant-coureurs tels qu’une baisse récente de la cote de crédit d’un client. Agir rapidement peut réduire les chances de répercussions, comme une baisse pointage de crédit pour votre propre entreprise ou nuire à votre réputation si vous ne pouvez pas régler vos propres paiements.

10. Utilisez l’aide disponible lorsque vous en avez besoin

Comme une petite fissure sur un morceau de verre, si vous remarquez un léger problème de trésorerie, il est essentiel de le résoudre dès qu’il apparaît, plutôt que de lui permettre de devenir un moment décisif pour votre entreprise. Travaillez avec votre banque, votre comptable et votre conseiller financier pour obtenir le soutien dont vous avez besoin.
Comprendre comment gérer les flux de trésorerie peut sembler difficile, mais avec des informations et des prévisions éclairées, vous pouvez réduire vos chances de stocker des problèmes futurs.

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