Externalisation et comment cela peut fonctionner pour votre entreprise

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, il est tentant d’essayer de tout faire par vous-même, en particulier aux premiers jours où les budgets sont serrés. Le problème est qu'il n'y a jamais assez d'heures dans la journée, et que vous pouvez rapidement vous retrouver à jongler avec des tâches, sans accorder à chacune l'attention qu'elle mérite. Essayer de tout faire signifie moins de temps à consacrer à ce dans quoi vous excellez, que ce soit le développement de produits, l'établissement de relations avec les clients ou le leadership. Pire encore, vous pourriez finir par souffrir d'une mauvaise santé en raison de nuits blanches et de stress.

En plus d'investir dans le personnel et Logiciel d'entreprise, l'externalisation est un moyen d'alléger la pression sur vos responsabilités de gestion et de vous concentrer sur la création d'une entreprise prospère.

Il est impossible d’être un expert en droit, en finance, en ressources humaines, en informatique et en marketing. Ainsi, en plus de gagner du temps, l’externalisation vous permet d’exploiter les connaissances et l’expérience des autres, sans les employer à plein temps. Beaucoup utilisent également des outils spécifiques au secteur, tels que les logiciels de comptabilité et de campagne marketing, ce qui signifie que vous n'avez pas à les acheter vous-même.

Tant que vous maîtrisez parfaitement le travail et que vous entretenez des relations solides avec vos partenaires, l'externalisation est un moyen efficace de vous aider à gérer une entreprise, comme notre guide le démontrera.

Qu'est-ce que l'externalisation?

Chaque entreprise, qu'elle le réalise ou non, sous-traitera au moins certaines de ses fonctions à un fournisseur externe. Ils peuvent utiliser un comptable pour leur déclaration de revenus, par exemple, ou louer un bureau géré où l'entretien, le nettoyage et les services publics sont tous inclus.

L'externalisation fait normalement référence à des activités qui auraient autrefois été entreprises en interne – et les entreprises de toutes tailles peuvent en bénéficier. Par exemple, pour les campagnes marketing, cela peut signifier travailler avec des agences de création et externaliser la fourniture de données marketing B2B pour renforcer l'activité marketing. Experian Prospecteur B2B vous aide à tirer le meilleur parti de votre budget marketing en vous trouvant les bons clients B2B, rapidement et efficacement.

Les grandes entreprises peuvent externaliser des services entiers, tels que les centres d’appels du service client pour réduire les coûts, bien qu’elles aient tendance à conserver les fonctions commerciales «essentielles» comme les ressources humaines et les finances.

La décision d'externaliser dépend de la taille, de la nature et de la maturité de l'entreprise. Il est peu probable que vous ayez besoin d'un fournisseur de services informatiques à moins que vous ne disposiez d'un réseau d'ordinateurs, et vous ne bénéficierez pas d'un expert en ressources humaines tant que vous n'aurez pas recruté votre premier membre du personnel.

La charge de travail est un facteur important dans le choix des éléments à externaliser, que vous ayez remporté de nouveaux contrats ou que vous ayez simplement vu les tâches atteindre des niveaux ingérables. Un autre facteur est de savoir quand vous n’avez pas les compétences ou l’expertise nécessaires pour effectuer le travail en interne.

Une façon de voir si l'externalisation est pour vous est de compter le nombre d'heures que vous avez consacrées à un travail qui ne relève pas de votre spécialité. Si vous travaillez sur des activités marketing le soir et sur la comptabilité le week-end, il est peut-être temps de déléguer leur gestion à une entreprise ou à un professionnel externe.

Rapidité et flexibilité

L'un des avantages de l'externalisation est qu'elle permet aux entreprises d'être agiles en fonction de la demande des clients. Vous pouvez augmenter rapidement la capacité et les capacités de votre équipe après avoir remporté un gros contrat ou en réponse à des pics saisonniers. Vous n'êtes pas obligé de recruter et de former un employé permanent tant que vous n'êtes pas sûr que la demande pour votre produit ou service reste élevée et que vous pouvez justifier le coût. Bien sûr, de nombreuses entreprises continuent d'externaliser car cela peut souvent offrir un meilleur retour sur investissement.

Trouver la bonne entreprise (ou personne) pour le poste

Tout comme le recrutement d'un candidat pour un poste en interne, l'externalisation peut être un défi si vous ne l'avez jamais fait auparavant. Selon le type de travail, vous aurez besoin d’une équipe qui comprend votre entreprise et votre secteur, et qui possède une expérience pertinente et des accréditations professionnelles. Une communication claire, le professionnalisme et leur capacité à travailler en collaboration sont également essentiels.

Il existe d'innombrables façons de trouver des partenaires externes, d'une recherche rapide sur Google à votre réseau personnel et professionnel. Certains propriétaires d'entreprise sous-traitent à des entreprises et à des pigistes avec lesquels ils ont travaillé dans des rôles précédents ou se sont rencontrés lors de conférences et d'événements de réseautage. Ils peuvent également utiliser LinkedIn pour entrer en contact avec des professionnels et demander des recommandations à des collègues du secteur.

Même si vous n'êtes pas encore prêt à sous-traiter, il vaut toujours la peine de dresser une liste de contacts auxquels vous pouvez faire appel si vous recevez un afflux soudain de travail avec un délai serré.

Demandez-vous si vous voulez une entreprise spécialisée, qui est plus coûteuse mais offre un accès à un plus grand nombre de personnes talentueuses et de logiciels de l'industrie. Bien qu'un pigiste ne dispose pas de la même capacité ou de la même technologie, il peut être une option plus flexible si vous avez un budget limité et recherchez des compétences spécifiques.

Avant de nommer quelqu'un, vérifiez toujours ses informations d'identification, ses avis en ligne et les témoignages de ses clients pour vous assurer qu'il est réputé et qu'il fournira un service de haute qualité. Quelle que soit leur implication dans un projet ou votre travail quotidien, cela aide à «à bord»Ou« immergez-les »comme vous le feriez avec un nouvel employé, afin qu'ils comprennent les exigences du poste et puissent agir rapidement – idéalement, ils se sentiront comme une extension de votre équipe. Sinon, des appels téléphoniques et des courriels réguliers aideront les deux parties à rester sur la bonne voie lorsqu'elles travaillent à différents endroits.

Quels sont les risques de l'externalisation?

Vous pourriez hésiter à sous-traiter en raison de préoccupations concernant la qualité du service et même la sécurité de votre entreprise. Après tout, vous déléguez des tâches clés et confiez des informations confidentielles sur votre entreprise à un partenaire externe sans pouvoir les superviser au quotidien.

Un fournisseur doit fournir un service qui dépasse ce que vous pourriez faire seul, sinon il ne sert à rien de les employer. Ils doivent également être fiables, agir avec intégrité et vous aider à vous conformer à la réglementation. Une agence des ressources humaines, par exemple, devrait garantir le respect des droits des employeurs et des employés pertinents pour votre secteur, tels que les salaires, les heures de travail, l'inscription automatique à la retraite et la santé et la sécurité.

La meilleure façon de protéger votre entreprise est de demander à un avocat de rédiger un contrat juridiquement contraignant (parfois appelé accord de niveau de service ou SLA). Ce document définit les obligations de chaque partie et comprend normalement le niveau de service fourni, les conditions de paiement, la façon dont les performances sont mesurées et la période de préavis de résiliation.

De nombreux contrats contiennent également une clause de confidentialité, empêchant les fournisseurs de discuter du travail qu'ils effectuent pour vous. Cependant, si vous travaillez sur un projet très sensible, comme un nouveau produit qui n'a pas encore été breveté, pensez à leur demander de signer un accord de non-divulgation (NDA) aussi.

Une autre garantie consiste à vérifier régulièrement la situation financière des principaux fournisseurs, en utilisant Experian Business Express. Cet outil vous permet de surveiller leurs tendances de paiement et de configurer des alertes. Ainsi, vous verrez rapidement s’ils rencontrent des difficultés qui pourraient avoir un impact négatif sur leur capacité à livrer.

N'ayez jamais peur de demander aux fournisseurs comment ils peuvent aider votre entreprise à rester conforme. Leurs connaissances et leurs logiciels doivent vous assurer de respecter les délais HMRC, de protéger les données personnelles et de remplir toute autre obligation légale.

Presque tous les secteurs, de la gestion des déchets aux services financiers, disposent d'un système d'accréditation, qui peut fournir des assurances supplémentaires. Enfin, examinez régulièrement vos contrats fournisseurs pour vous assurer que vous en tirez toujours un bon rapport qualité-prix et cherchez ailleurs s'ils ne fournissent que le strict minimum. Pour récapituler, nous avons respecté une check-list d'externalisation:

• Parlez à vos collègues et clients de votre secteur pour découvrir ce qu'ils sous-traitent et obtenir des recommandations.
• Regardez l'expérience, les témoignages et les avis de vos fournisseurs.
• Effectuer Contexte et vérification de la cote de crédit pour protéger votre entreprise et prévenir la fraude.
• Tenez compte de la qualité du travail et des délais de livraison, ainsi que du prix.
• Rédigez un contrat juridiquement contraignant qui définit les paramètres du projet et les délais.
• Passez en revue le travail sur une base continue pour assurer le retour sur investissement.

Logiciel en tant que service

Alors que les petites entreprises ont longtemps compté sur des services de support informatique externalisés, la montée en puissance du cloud computing signifie qu'elles peuvent également accéder à davantage de logiciels. Le logiciel en tant que service (SaaS) leur permet d'exécuter logiciel d'entreprise via Internet, plutôt que de l'installer sur leur ordinateur ou leur réseau d'entreprise. Avec des produits d'entrée de gamme qui coûtent très peu (voire rien), ils sont plus accessibles que les logiciels traditionnels et vous pouvez normalement ajouter plus de fonctionnalités ou mettre à niveau à mesure que l'entreprise se développe.

Certains des produits SaaS les plus couramment utilisés comprennent sauge (comptabilité), Zoom (visioconférence) et G Suite depuis Google Cloud (e-mail, calendrier, documents, stockage, etc.). Des logiciels prêts à l'emploi sont constamment développés et le fait que vous n'ayez pas à entretenir les serveurs et / ou à payer pour les mises à niveau matérielles devrait vous offrir une plus grande tranquillité d'esprit.

Externalisation stratégique

La mesure dans laquelle vous sous-traitez les fonctions commerciales dépend de vos objectifs et, comme nous l'avons vu, elle vous permet de réagir rapidement à mesure que la demande pour votre propre produit ou service augmente. Il est utile de pouvoir dresser une liste de fournisseurs de confiance bien avant d'en avoir besoin, en tenant compte de leur expérience, de leurs accréditations et des garanties qu'ils ont mises en place pour protéger votre entreprise contre les violations de conformité.

Méfiez-vous des raccourcis, car le fournisseur le moins cher n'est pas toujours le meilleur et peut même nuire à votre réputation auprès des clients. Mais lorsque vous choisissez le bon partenaire et entretenez votre relation avec lui, votre entreprise devrait prospérer, vous laissant plus de temps pour travailler sur votre prochain grand plan.