En tant que propriétaire d'entreprise, vous savez que des années peuvent s'écouler avant que vos efforts de réseautage et de marketing ne soient récompensés par un nouveau contrat précieux. Quels que soient le nombre de contacts que vous avez et le nombre de prospects que vous générez, vous pourriez attendre longtemps avant qu'ils ne soient prêts à vous acheter et à vous choisir, pas l'un de vos concurrents.
Les appels d'offres, en revanche, vous donnent accès à une multitude de décideurs prêts à acheter. Un autre avantage est que vous avez une idée claire des exigences du projet et du budget disponible avant de décider si le contrat vaut la peine d'être poursuivi.
Les appels d'offres sont peut-être les plus courants dans le secteur public, les universités, les conseils, les hôpitaux et les services gouvernementaux l'utilisant régulièrement pour se procurer des biens et des services – qu'il s'agisse de restauration et de sécurité, d'équipement informatique et de marketing numérique.
Il existe également de nombreuses opportunités intéressantes de travailler avec de grandes entreprises du secteur privé, en particulier dans le secteur de la construction, qui dépend fortement d'entrepreneurs et de sous-traitants pour exécuter les projets.
Si vous n'avez aucune expérience des processus d'appels d'offres, faire vos premiers pas peut sembler décourageant. La raison pour laquelle il y a tant de sociétés de rédaction d'offres est qu'il faut du temps et des compétences pour bien faire les choses. Mais de nombreuses petites entreprises ont vu leur fortune se transformer lorsqu'elles ont obtenu de nouvelles et répétées affaires en tant que fournisseur agréé, de sorte que vos efforts peuvent certainement porter leurs fruits.
Que vous décidiez d'employer quelqu'un pour rédiger votre offre ou que vous envisagiez de le faire vous-même, ce guide vous montrera comment soumissionner.
Qu'est-ce que l'appel d'offres?
L'appel d'offres est un processus formel où les entreprises sont invitées à soumissionner pour des contrats d'organisations du secteur public ou privé, qui ont besoin de compétences spécifiques pour un projet, ou de biens et services sur une base continue.
Peu d'entreprises ont les capacités de tout faire en interne, il est donc logique pour elles de l'externaliser à ceux qui disposent des ressources et de l'expertise nécessaires pour le fournir en leur nom. Les entreprises sont toujours à la recherche de spécialistes qui peuvent les aider sur tout, de la création d'un site Web à une route.
Le processus d'appel d'offres est conçu pour être équitable et transparent. Lorsque des projets sont financés par des fonds publics ou que des sommes simplement importantes sont en jeu, les organisations doivent obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les contribuables ou les parties prenantes et démontrer qu'elles n'ont pas attribué de contrats injustement.
Les appels d'offres ne se limitent pas non plus aux grandes entreprises – Les PME représentent plus de 99,9% de la population des entreprises et le gouvernement s'est engagé à dépenser un tiers de son budget d'approvisionnement avec eux d'ici 2022.
Le processus d'appel d'offres expliqué
L’un des avantages de l’appel d’offres est que vous n’avez pas besoin d’une multitude de contacts commerciaux pour gagner du travail – une recherche en ligne vous donnera une bonne idée des options disponibles.
Le gouvernement britannique gère un Service de recherche de contrats pour tout marché public actuel ou futur d'une valeur supérieure à 10 000 £. Vous pouvez rechercher les dernières opportunités en fonction de votre secteur d'activité, de votre emplacement, de votre valeur et même si elles conviennent aux PME.
Parallèlement à Contracts Finder, le site Web du gouvernement suggère d'autres itinéraires, y compris Tenders Electronic Daily (TED) pour travailler dans l'UE, le Marché numérique pour les fournisseurs de services numériques et le Initiative de recherche sur les petites entreprises (SBRI). C'est également une bonne idée de contacter votre Conseil local pour savoir comment vous devenez un fournisseur agréé et recherchez des avis dans les publications pertinentes de l'industrie.
Les contrats du secteur public pour l'Écosse, le Pays de Galles et l'Irlande du Nord figurent sur des sites Web distincts, Contrats publics en Écosse, Vendre 2 Pays de Galles et eSourcing NI et eTenders NI.
Contrairement au secteur public, il n'y a pas de guichet unique pour travailler avec le secteur privé. Vous pouvez vous renseigner sur les opportunités lors d'événements, sur les sites Web des entreprises, dans les publications professionnelles ou en contactant directement les entreprises. Il est important d'être proactif, alors prenez le temps de réseauter, de créer le profil de votre entreprise dans des publications pertinentes et de vous assurer que votre site Web et vos canaux de médias sociaux reflètent vos capacités.
Comme pour tout, il vaut la peine d'être stratégique, car une approche dispersée ne fera que ronger vos ressources sans produire de résultats. Recherchez des contrats qui correspondent à vos compétences et à votre expérience pour vous donner les meilleures chances d'être au moins présélectionné.
Il est tout aussi important d’établir la valeur que le contrat apportera à votre entreprise. Après tout, il est inutile de sécuriser un projet si vous ne faites que couvrir vos coûts.
Réfléchissez aux ressources dont vous aurez besoin pour livrer le travail à un niveau élevé et si vous devrez investir dans du personnel supplémentaire, y compris des travailleurs intérimaires, et de nouveaux équipements.
Vérifiez que vous ne serez pas automatiquement exclu parce que vous ne possédez pas les compétences, qualifications ou accréditations professionnelles appropriées et, le cas échéant, tenez compte du coût du voyage jusqu'à l'emplacement du client. Certaines organisations, comme les conseils, vous demandent de vous inscrire en ligne avant de soumissionner, alors identifiez vos principaux prospects et créez un compte pour gagner du temps et découvrir rapidement les derniers projets proposés.
Dans le cadre du processus d'appel d'offres, les organisations des secteurs public et privé sont susceptibles de vérifier la cote de crédit de votre entreprise pour voir à quel point l'entreprise est financièrement stable. Une mauvaise cote de crédit est un signe d'avertissement que vous ne pourrez peut-être pas tenir vos promesses parce que vous ne pouvez pas payer vos propres fournisseurs.
Parfois, un oubli apparemment mineur, comme ne pas mettre à jour vos informations avec Companies House, peut réduire votre score et vous désavantager. Effectuez un bilan de santé financière de votre entreprise à l'aide d'Experian's Mon profil d'entreprise service avant les enchères et vous verrez immédiatement quels facteurs ont un impact sur votre score et commencerez à l'améliorer.
Enfin, décidez s'il faut rédiger votre offre en interne ou demander à un professionnel de le faire pour vous. Bien qu'il puisse sembler plus rentable de le faire vous-même, n'oubliez pas que vous pourriez détourner des ressources du travail facturable et manquer d'expérience pour soumissionner efficacement. L'embauche d'un professionnel peut améliorer vos chances, mais c'est aussi une dépense supplémentaire qui ne produit des retours que si vous obtenez le contrat.
Comment fonctionne le processus d'appel d'offres?
En général, il existe deux types d'appels d'offres – ouverts et restreints.
Que sont les appels d'offres ouverts?
Un appel d'offres ouvert consiste à répondre à une opportunité annoncée, puis l'équipe d'approvisionnement envoie un appel d'offres (ITT) ou un RFP (Request for Proposal).
Que sont les appels d'offres restreints?
Un appel d'offres restreint a tendance à être un processus en deux étapes, dans lequel les parties intéressées sont présélectionnées à l'aide d'un questionnaire de pré-qualification (PQQ). Cela est normalement dû au fait que l'organisation reçoit un grand nombre de candidatures et doit identifier rapidement celles qui répondent à leurs besoins. En règle générale, il vous sera demandé de soumettre des informations d'entreprise et financières, ainsi que des détails sur votre expérience, vos capacités, vos capacités et vos normes de qualité. Bien que remplir un PQQ puisse sembler être un autre cerceau à franchir, cela peut vous faire gagner du temps en soumissionnant pour un travail auquel votre entreprise ne serait pas éligible.
Rédaction de votre dossier d'appel d'offres
Que vous ayez réussi le PQQ ou que vous ayez été invité à soumissionner directement, votre dossier d'appel d'offres est une chance de présenter vos capacités plus en détail et de surpasser la concurrence. Soyez clair sur la valeur que vous pouvez ajouter et assurez-vous que votre déclaration est succincte, sans lésiner sur les détails.
Il va sans dire que vous devez répondre à toutes les questions et inclure des informations essentielles telles que vos coûts, le calendrier, votre expérience et la manière dont vous livreriez le projet. Vous devrez également fournir des informations complémentaires, telles qu'un Certification ISO. Bien que vous ne soyez pas nécessairement perdant si vous n’avez pas cette certification, vous pouvez être perdant si d’autres enchérisseurs le font.
Avec la majorité du travail acharné effectué, veillez à ne pas tomber au dernier obstacle. Donnez-vous beaucoup de temps et demandez à au moins une autre personne en qui vous avez confiance de vérifier la lisibilité de votre dossier d'appel d'offres et les fautes d'orthographe et de grammaire. Justifiez toujours vos réclamations avec des preuves et rappelez-vous que vous travaillez dans un délai strict, alors assurez-vous que votre demande arrive à temps ou elle sera rejetée.
Que se passe-t-il ensuite?
Une fois votre offre soumise, tout ce que vous pouvez faire est d'attendre de savoir si vous avez gagné ou non. L'ITT (invitation à soumissionner) définit le système de notation qui sera utilisé pour juger les candidatures et se répartit généralement entre le prix et la qualité – par exemple, un poids de 60% sur le prix et 40% sur la qualité. Un système de notation couramment utilisé est appelé l'offre la plus avantageuse économiquement (MEAT).
Une fois que l'équipe d'approvisionnement a pris une décision, l'entreprise gagnante est contactée et commencera à travailler sur le projet, selon le calendrier convenu.
Cependant, essayez de ne pas vous décourager si vous n’avez pas remporté le contrat, en particulier lors de votre première tentative. La concurrence est féroce et la rédaction des offres, comme nous l'avons vu, est une compétence qui peut prendre des années à se perfectionner. Au lieu de cela, pensez à ce que vous pourriez faire mieux à l'avenir et demandez toujours des commentaires – quelque chose que les organisations du secteur public sont tenues de fournir dans les 15 jours.
Les commentaires constructifs vous donnent l'impulsion nécessaire pour apporter des améliorations à votre entreprise et informer vos activités d'appels d'offres, vous mettant sur la bonne voie pour de futures victoires.
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